A primeira pergunta que se faz a alguém que te convida para um evento seja casamento, aniversario ou conferencia etc.. e “Onde e que vai ser?”. O local do evento faz que a pessoa programa a ida baseando nas circunstancias pessoas. Distancia ate o local, estado do tempo, estacionamento, segurança, e trafico são alguns dos pontos para considerar antes de fechar o local de evento.
1. A dimensão dos convidados? O evento sera em pequena, média ou grande escala? Quantas pessoas e que espera? O numero e fixo ou pode crescer ao longo do evento? Esta pronto para dizer “não”, basta esgotar a capacidade? Essas perguntas são essencial para determinar o lugar do evento.
2. Segurança A segurança dos convidados e sempre prioridade. Existem bairros mais perigosos que outros. Seja dentro ou fora do recinto, um assalto a convidados ao entrar com a sua prenda ou regressar o carro e verificar que desapareceu um farol ou espelho deixa um certo amargo na boca de cada pessoa. As saídas de emergencia também são de importância. O local tem que oferecer pessoal de segurança suficiente para aguentar com a capacidade de convidados.
3. Parque de Estacionamento Todos nos sabemos que o parque de estacionamento seguro e um recurso precioso especialmente em Maputo e Matola. O local do evento tem que ter no mínimo 1/3 do numero de convidados para viaturas. De preferencia que pertence ao local do evento e não a um terreno do vizinho onde o guarda factura receitas nos fim de semanas sem o dono saber. Alguns convidados vem de longe e muito bem vestidos, por isso sujar os sapatos por causa da area do estacionamento também não e o ideal.
4. Acessibilidade Alguns dos convidados terão muita dificuldade para chegar ao local. Esta na rota de chapas ou autocarros? E sempre bom fazer um mapa de acesso ao local com informações úteis e divulgar no convite do evento. Veja se o local possui espaço exclusivo para carga e descarga próximo ao palco, bar etc e se a montagem não vai interferir com a circulação dos convidados. Verifique se o local possui acesso a portadores de deficiência física, que se dá por meio de elevadores ou rampas.
5. Condições sanitárias e alimentação São dois elementos mais fundamentais para o público. Ninguém consegue se divertir num evento se estiver com fome ou com vontade de ir ao WC. Antes de reservar o espaço, verifique se os WC estão em boas condições, se o número atende confortavelmente o numero de convidados, e ainda se é oferecido serviços de limpeza durante o evento. Caso o local não cumprir com estes requisitos, pode optar por alugar banheiros moveis ou serviço externo de limpeza. Se pediu alimentação, e o seu dever de verificar as condições da cozinha onde as refeições serão preparadas para a festa. Se o seu evento não for contar com serviços de alimentação, verifique comida e bebida em lugares próximos do local. Se trazer a alimentação pessoal para o local do evento, toma em consideração a distancia e o trafico para que não haja uma situação vergonhosa onde os convidados fiquem a espera da comida chegar.
6. Lugar aberto ou fechado? A previsão do tempo e necessário para saber se precisará de um local fechado ou ao ar livre para o evento. Por isso, a melhor forma e nunca escolher um lugar totalmente aberto, ou totalmente fechado. O lugar ideal e aquele que tem a capacidade de fazer um ajuste caso existe um surpresa no dia do evento. As vezes chuvas e calor são imprevisíveis. Por alem tem que tomar em consideração área para fumantes, barulho a vizinhança, etc.
7. Som e Luz Uma boa empresa de som e preciso ser contratado analisado por causa do echo e do bass das colunas que pode criar certo desconforto aos ouvidos dos convidados. Além disso, se o local for fechado e houver banda no seu evento, verifique se os espaço esta preparado para receber os músicos. Alguns espaços so podem tocar musica ate uma certa hora por causa da localização, por isso verifica o horário máximo para fecho de evento. A iluminação e que da vida a um espaço. Muita iluminação pode criar um ambiento extremamente formal enquanto pouca iluminação pode criar um ambiente barulhento. Não adianta nada ter um evento que tenha um clima bastante alegre se você investir em cores de tons neutros e que não garantam uma energia mais vibrante ao local. De forma semelhante, um show bem mais formal requer luzes sofisticadas e sóbrias, sem que elas se movimentem alucinadamente. Não se esqueça de conferir também a infraestrutura elétrica: quantidade de tomadas, voltagem (110v ou 220v), cabos, localização de interruptores, transformadores e equipamentos de segurança, e facilidade para passagem de cabos de som e luz e a entrada de equipamentos.
8. Palco Este conselho é somente para aqueles que precisarão montar uma estrutura de palco, caso o evento seja um show ou apresentação. As dimensões mínimas, altura, suportes para cenário, iluminação e sistema de som são pontos importantes.
9. O que mais está incluido? Decoração, equipamento musico, frigoríficos, cadeiras, mesas, e internet são alguns dos artigos que podem estar incluído no preço de aluguer do espaço. E sempre preferido lidar com 1 pessoa/empresa para todos promenores do que varias pessoas para os mesmos assuntos porque o stress e sempre reduzido. Seja num restaurante, bar, shopping, teatro, ginásio, igreja, auditório, discoteca, praça, parque, escola, salão, quinta ou centro cultural, o importante é investigar e visitar o local, escolher o lugar ideal para os convidados.
Mais de tudo os seus amigos ou conhecidos e que são a maior referencia especialmente se ja estiveram ou participaram no potencial espaço de evento. Faca sempre perguntadas para esclarecer qualquer duvida grande ou pequena.